這篇文章筆者想要來談談內容管理系統（Content Manager System，簡稱CMS）。
註：原本這篇文章的題目是訂為"Alternatives for Microsoft Share Point -- Opensource Source Softwares"，所以在測試的方向會比較偏重Share Point的應用替代方案上，當然這篇文章中所列出來的還不足以滿足各家產品的支持者，但是會持續補上新的內容。如果讀者有推薦的軟體也希望能提供給筆者參考，謝謝!!
CMS是什麼？
CMS系統是一種可以用來整理所有文件的系統，比如文件檔案（如word, ppt, excel、pdf等）、圖形檔案（如jpg, bmp, png等）、媒體檔案（如聲音檔、影片檔等）或網頁檔等等，還有其他未列出的檔案類型。
除此之外，這些文件在上傳到此系統管理之後，系統還提供查詢、編修、註解等等額外功能，並且還可透過此系統來管理檔案系統的資料夾與權限等。這些功能光看描述較為難懂，下面筆者舉些例子進行說明。
在企業中，大多都有部門專屬的共用資料夾（Share Folder），這些資料夾裡面有著各部門的相關資料，用資料夾命名作為分類。這些資料以檔案的方式置放於資料夾中的狀態，是一個類似堆放貨物的狀態，這些檔案是靜態而被動的。當我們需要一個檔案的時候，必須要進入層層的資料夾，並且要熟悉其分類才能在資料所放置的路徑尋找到他，而當這個檔案被尋獲，且被進行修改之後，還是被放回原位，只要這個修改的人不發佈消息，該檔案不會有任何人知道他是被誰給修改的。而且內容修改就修改了，也沒有相關的歷程紀錄可查詢（再沒有DLP的軟體監控之下，應只能看到檔案被修改的時間）。
這樣的檔案管理方式，正好就需要CMS來協助管理。CMS正是為這樣的用途而生的。
CMS拿來做什麼用？
CMS大多是以Web界面為基礎，而最常用的就在於專案(Project)的應用。專案較注重協同作業，這種作業模式會有大量的版本控制、歷程紀錄、共同編修等等。Web界面正好可以讓專案的團隊在隨時隨地都可使用需要的檔案或填寫紀錄。
然而專案的運作方式，若也用在一般處理事務上，也可以使一般事務更有效率。以IT部門為例，當公司發生了電腦集體中毒的事件時，相關人員就可以在CMS上創建一個Action item作為針對此事件的過程進行紀錄。部門人員呈報上級主管了沒？擬定解毒方針了沒？聯絡支援廠商了沒？通知使用者了沒？或是開始進行障礙排除了沒？
這樣一個Action Item就可以讓所有相關人員看到目前已經進行的進度，主管也可以從這個系統看到當前的狀況進行掌握。採取的行動是否與方針相符？藉著這個系統一步一步地就可以將平常難以處理的事件化繁為簡。
另外會議最差的狀況就是一個議題永遠都是在pending的狀態，每個星期都開會，每個星期都沒有進度。如果會議是這樣的狀況，開會就失去意義了。CMS這時候可以發揮效果，即使一個議題只能等，我們也可以把最新狀況加註上CMS系統。這樣就不是完全沒有進度的狀態了。
企業的SOP也可以透過CMS作為管理，若以一般資料夾的方式，SOP的內容若無人進行Audit，其可用性大大可疑。因此使用CMS作為管理，不但可以讓Team member共同檢視、編修外，還可以增加文件在緊急狀態下的可用性與可靠性。
何時使用CMS？
如果我們希望企業的一切運作都能有紀錄，且工作有效率，那我們隨時都應該要使用CMS。也就是說，這套系統應該要用在所有企業。
誰應該使用CMS？
企業採用這個系統之後，應該要教育員工將所有的資料全部紀錄在這個系統上。
就筆者個人的看法，這樣的系統也可以用在個人用途。比如筆者平常就在測試各種系統，有些系統可能可以在短時間裡就測試成功，有些則不是。然而那些較複雜而困難的系統，在嘗試多次仍無法成功的時候，就會先擱置，停下思考更多的方法才繼續進行。但是通常在幾天過了之後，就會發現自己已經忘了上次的進度，而且設定的細節若沒有透過紀錄保存的話，一切努力就等於白費了。因此CMS也應該可以用在有特殊需求的個人用途上。
筆者認為使用CMS是絕對必要的。
從企業角度來看，這套系統可以用來紀錄專案(Project)進度、員工處理事件的經過、會議記錄，讓一個會議可以達到真正的功效，而非每次開會永遠將問題繼續往後延後、永遠沒有解決的一天。
從受薪員工的角度來看，在職場上我們會遇到形形色色、個性迥異的同事，由於人類並不像電腦那樣，只要存檔就可以記住所有的事情；也不像電腦那樣，指令只要對了就不會有曲解的問題。人類有很多缺點，比如推卸責任、欺善怕惡等等，尤其在職場上更是明顯，因此一套CMS可以將所有的工作歷程全部記錄下來。使用這樣的系統，可以像系統的Log Files一樣一筆一筆地紀錄所有更改與變動，誰做了事情、誰沒做事情，全部都可以一目了然。如此企業員工就不必擔心同事與同事之間互耍小手段，或無中生有這樣的事情。
微軟的Share Point就是一個CMS的代表作，被廣泛使用在企業中，而且性能卓越無可比擬。但是這套軟體建置需要額外的其他元件，費用還是會增加企業的負擔，因此筆者特別找了幾套比較有名的替代方案，以企業運行的角度來做測試。
這篇文章撰寫的期間，筆者僅測試了兩套，Alfresco和Drupal，其他的還在逐步測試中，後續會有各系統的測試報告分享給大家。
Reference
Wiki - What is CMS?
http://zh.wikipedia.org/wiki/%E5%85%A7%E5%AE%B9%E7%AE%A1%E7%90%86%E7%B3%BB%E7%B5%B1
Open Source CMS vs. Share Point
http://www.slideshare.net/WaxCommunications/open-source-cms-vs-sharepoint
Alfresco
http://www.alfresco.com/
Mindtouch
http://www.mindtouch.com/
Drupal
http://drupal.org/
nuxeo
http://www.nuxeo.com/en
Plone
http://plone.org/
OpenKM
http://www.openkm.com/en/
Joomla
http://www.joomla.org/
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